지방자치단체들은 회의록의 불모지나 다름없다.
광역시·도청 등 지자체들은 대부분 회의록을 작성하지 않거나 하더라도 형식적인 겉치례로 작성하고 있다. 속기록 형식으로 작성하는 일부 회의록도 행정의 투명성이나 사료가치라는 잣대가 아니라 행정소송과 검찰 등 사정당국의 수사에 대비한 방어적 수단만으로 활용되고 있을 뿐이다.
통상 지자체들은 크고 작은 회의가 60∼80개 가량에 이르며 이 중 극소수만 회의록이 작성되고 있다. 예컨대 인천시의 경우 회의록이 작성돼야 할 회의만도 지방의회에 상정되기에 앞서 열리는 조례·규칙심의회와 각종 위원회 등 모두 70여개에 이른다.
인천시 관계자는 “회의록이 속기록 형식으로 작성되는 회의는 인사위원회와 도시계획조정위원회 등 몇몇에 불과하다”며 “이들 회의의 경우 개인의 신분이나 도시개발 등 민감한 사안으로 행정소송이나 민형사소송이 발생할 것에 대비해 작성, 보관해 두는 것”이라고 말했다. 회의록이 행정 ‘면피’용으로 활용되고 있음을 반증하는 대목이다. 나머지 일반적인 위원회와 회의도 회의록이 부실하게 작성되거나 회의록을 뺀 심의의결서만 작성하고 있다.
울산시와 강원도의 기록물담당자들도 “(지방에서 작성하는) 회의록 대부분이 형식적이다”며 “예컨대 자기의 의견을 개진하는 게 아니라 ‘(상정안건에 대해) 이의 있느냐’라는 질의에 ‘있다’ ‘없다’라고 짤막하게 응답하는 형식으로 작성되고 있다”고 말했다.
회의록의 사후관리도 엉망이다. 회의록도 일반문서와 마찬가지로 해당 주무과의 캐비닛에 수북이 쌓여 장기 방치된 채 무단폐기되고 있다. 원래 회의록도 해당과에서 2년 보관한 뒤 기록물전담과로 옮겨 7년간 보존하는 게 원칙이다. 전북과 충남의 기록물담당자는 “회의록의 경우 대부분 해당 주무과에서 ‘비공개’로 처리한 뒤 보관하고 있다”며 “해당과에서는 1∼5년 등 보존기한만 채운 뒤 대부분 폐기하고 있는 게 관행”이라고 말했다.
결국 공무원들이 자신의 보신에 필요한 회의록만 챙긴 뒤 법에서 명시한 전문가의 의견도 청취하지 않은 채 과거 관행대로 회의록을 파기하고 있다는 얘기다.
본지의 설문조사에서도 지방회의록의 난맥상이 확인된 바 있다. 회의록을 공개한다는 응답은 한 곳도 없었고 대구·경남·전남·제주 등 4곳은 아예 회의록을 작성하지 않는다고 답했다. 또 충남도와 경북도는 ‘모르겠다’ ‘확인해 줄 수 없다’고 답했다. 지자체에 따라 회의록 작성이 들쑥날쑥이고 원칙도 없다는 얘기다.
주요 작성 회의록으로는 인사위원회(경기·전북·충북)와 도시계획위원회(서울·강원·울산)가 주류를 이뤘고 ▲시정조정위원회(부산·대전) ▲조례·규칙심의회(대전·인천) ▲행정심판위원회(경기) ▲수도행정자문위원회(서울) ▲문예진흥위원회(광주) 등도 꼽혔다.